Les 5 étapes clés pour externaliser sa formation
Analysons ensemble vos besoins !
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Quel est le meilleur moment pour externaliser la gestion de ses formations ?
L’externalisation de la formation peut survenir à n’importe quel moment dans la vie d’une entreprise. Cependant, certains événements clés peuvent influer ce changement de processus métier :
• Une croissance accrue de l’entreprise
• Une fusion ou une scission avec une autre entreprise
• La réorganisation de l’entreprise
• Le départ de plusieurs collaborateurs
• L'installation d’un nouvel outil SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines)
• Un changement de direction - notamment RH
• Une nouvelle orientation stratégique de l’entreprise
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Quelles missions peuvent être confiées dans le cadre de l'externalisation de la formation ?
L'externalisation de la gestion de la formation peut couvrir différentes expertises complémentaires les unes par rapport aux autres :
• L’accompagnement à l’élaboration du plan de développement des compétences : recueil des besoins de formation, choix des modalités de mise en œuvre, sourcing des organismes, développement du plan de compétences, etc.
• L'organisation de la formation de manière opérationnelle : inscription des stagiaires, envoi des convocations, organisation et suivi du remplissage des sessions, logistique sur place, évaluation des sessions, etc.
• La gestion administrative et financière : les demandes de prise en charge OPCO, le suivi administratif post-formation (récupération et enregistrement des feuilles de présence, des factures, des titres…) la gestion budgétaire, la production de reportings ou encore la veille juridique.
• Le paiement des factures de formation : la prise en charge pour votre compte du paiement des factures de vos organismes de formation.
Le périmètre de missions peut être amené à évoluer au cours de années et de la croissance de l’entreprise.
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Quel système d’information peut être utilisé pour l’externalisation de la formation ?
Le choix du système d’information dépend principalement du client, selon ses ressources et le périmètre de missions définis. Différentes possibilités s’offrent à vous :
• Donner accès au prestataire à vos propres outils ;
• Bénéficier du système développé par le prestataire ;
• Le système combiné : le prestataire déploie un outil qu’il connectera au sein de votre propre SIRH.
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Comment choisir votre prestataire pour l'externalisation de la formation ?
Le choix du prestataire doit être basé sur différents critères, plus ou moins prioritaires selon votre entreprise :
• L’expertise dans le domaine de la formation ;
• L’efficacité et la rigueur des processus mis en œuvre ;
• L’engagement et l’esprit de service de ces équipes ;
• La qualité de son système d'information ;
• La capacité à être force de proposition et à s'adapter à l’évolution de vos besoins ;
• Les connaissances des mécanismes juridiques et financiers ;
• L‘expérience du prestataire dans des contextes similaires au vôtre ;
• Les références clients, etc.
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Comment garantir le succès de l'externalisation de la formation ?
Le succès dépend de la définition claire du périmètre d'externalisation et de la collaboration étroite entre l'entreprise et le prestataire pour atteindre les objectifs fixés en début de mission.
Témoignage
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La structure de notre entreprise ne nous permettait pas d’avoir les équipes et les outils nécessaires pour internaliser le back office formation. Rhexis est un partenaire de longue date à qui nous avons confié davantage de prestations au fil du temps : externalisation de l’administratif formation, gestion des factures et des règlements des organismes de formation, gestion des habilitations réglementaires, recueil des besoins de formation, évaluations à froid.... Ce transfert d’activité progressif a permis au service Talent Management de se concentrer davantage sur des activités à valeur ajoutée pour l’entreprise. Nous apprécions la relation de confiance et de proximité que nous avons nouée avec Rhexis. | ![]() |
Caroline HOUIS
Responsable Formation de Primagaz France