Comment externaliser la gestion de sa formation ?

Notre équipe simplifie, optimise et assure une gestion complète de vos formations, en s’intégrant au fonctionnement de vos propres services.

Les 5 étapes clés pour externaliser sa formation

Faîtes un état des lieux pour identifier et analyser vos besoins :

• Comment la gestion de vos formations est-elle actuellement organisée ?
• Quelle est la place de la fonction formation dans votre équipe RH ? Quelle est sa place à l’échelle globale de l’organisation ?
• Quel(s) changement(s) organisationnel(s) s’agit-il d’accompagner ?
• Quels sont vos objectifs de formation ?

La réponse à l'ensemble de ces questions permettra de partir d’un état 0 sur lequel le prestataire pourra se baser. Il pourra ainsi proposer son expertise métier pour atteindre vos propres objectifs de formation.

En fonction de l'analyse précédente, le périmètre de missions à externaliser est définie avec le prestataire :

• Accompagner à la conception du plan de formation
• Organiser le déploiement du plan de formation
• Déployer les formations obligatoires
• Gérer les aspects administratifs et financiers de vos formations
• Assurer le paiement des factures de formation pour votre compte.

Ce périmètre peut évoluer au fur et à mesure de votre collaboration. Il doit être pensé pour s’articuler pleinement avec l’organisation actuelle et future de votre entreprise.

Analysons ensemble vos besoins !

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Quel est le meilleur moment pour externaliser la gestion de ses formations ?

L’externalisation de la formation peut survenir à n’importe quel moment dans la vie d’une entreprise. Cependant, certains événements clés peuvent influer ce changement de processus métier :

• Une croissance accrue de l’entreprise

• Une fusion ou une scission avec une autre entreprise

• La réorganisation de l’entreprise

• Le départ de plusieurs collaborateurs

• L'installation d’un nouvel outil SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines)

• Un changement de direction - notamment RH

• Une nouvelle orientation stratégique de l’entreprise
Quelles missions peuvent être confiées dans le cadre de l'externalisation de la formation ?

L'externalisation de la gestion de la formation peut couvrir différentes expertises complémentaires les unes par rapport aux autres :

• L’accompagnement à l’élaboration du plan de développement des compétences : recueil des besoins de formation, choix des modalités de mise en œuvre, sourcing des organismes, développement du plan de compétences, etc.

• L'organisation de la formation de manière opérationnelle : inscription des stagiaires, envoi des convocations, organisation et suivi du remplissage des sessions, logistique sur place, évaluation des sessions, etc.

• La gestion administrative et financière : les demandes de prise en charge OPCO, le suivi administratif post-formation (récupération et enregistrement des feuilles de présence, des factures, des titres…) la gestion budgétaire, la production de reportings ou encore la veille juridique.

• Le paiement des factures de formation : la prise en charge pour votre compte du paiement des factures de vos organismes de formation.

Le périmètre de missions peut être amené à évoluer au cours de années et de la croissance de l’entreprise.
Quel système d’information peut être utilisé pour l’externalisation de la formation ?

Le choix du système d’information dépend principalement du client, selon ses ressources et le périmètre de missions définis. Différentes possibilités s’offrent à vous :

• Donner accès au prestataire à vos propres outils ;

• Bénéficier du système développé par le prestataire ;

• Le système combiné : le prestataire déploie un outil qu’il connectera au sein de votre propre SIRH.
Comment choisir votre prestataire pour l'externalisation de la formation ?

Le choix du prestataire doit être basé sur différents critères, plus ou moins prioritaires selon votre entreprise :

• L’expertise dans le domaine de la formation ;

• L’efficacité et la rigueur des processus mis en œuvre ;

• L’engagement et l’esprit de service de ces équipes ;

• La qualité de son système d'information ;

• La capacité à être force de proposition et à s'adapter à l’évolution de vos besoins ;

• Les connaissances des mécanismes juridiques et financiers ;

• L‘expérience du prestataire dans des contextes similaires au vôtre ;

• Les références clients, etc.
Comment garantir le succès de l'externalisation de la formation ?

Le succès dépend de la définition claire du périmètre d'externalisation et de la collaboration étroite entre l'entreprise et le prestataire pour atteindre les objectifs fixés en début de mission.

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Témoignage

La structure de notre entreprise ne nous permettait pas d’avoir les équipes et les outils nécessaires pour internaliser le back office formation. Rhexis est un partenaire de longue date à qui nous avons confié davantage de prestations au fil du temps : externalisation de l’administratif formation, gestion des factures et des règlements des organismes de formation, gestion des habilitations réglementaires, recueil des besoins de formation, évaluations à froid.... Ce transfert d’activité progressif a permis au service Talent Management de se concentrer davantage sur des activités à valeur ajoutée pour l’entreprise. Nous apprécions la relation de confiance et de proximité que nous avons nouée avec Rhexis.