Service d'externalisation de la formation

Les engagements de RHEXIS

au service de l’externalisation de la formation

Une équipe d’experts de la formation à votre écoute

RHEXIS, c'est avant tout une équipe de femmes et d'hommes qui mettent leur expertise au service de la gestion de vos formations pour un accompagnement personnalisé. Vous êtes suivi par un chef de projet et une équipe resserrée et dédiée, composée de professionnels acculturés à votre organisation et aux problématiques de formation de vos équipes.

Cette relation, personnalisée et encadrée par des processus experts, est rythmée par 3 types de rendez-vous :

Des contacts quotidiens avec votre équipe projet dédiée : par téléphone, par mail, par visio, nous réglons avec vous les détails du déploiement des formations sur le terrain.
Des réunions opérationnelles (hebdomadaires ou bimensuelles) : permettent de faire un point régulier sur les actions en cours.
Des comités de pilotage : plusieurs fois par an, ces comités sont l’occasion de piloter le plan de formation, de présenter les reportings et d’adapter en continu les procédures de service à vos particularités. Planifiés et formalisés (avec un ordre du jour et un compte-rendu), ces comités sont l’instance de gouvernance de la prestation.

Être contacté(e) par nos équipes

Des processus modélisés fiables et performants

Nous mettons toute la puissance de nos solutions au service de vos problématiques de formation. Nous vous apportons des méthodes éprouvées, des modes opératoires à l'efficacité démontrée auprès de nos clients fidèles depuis de nombreuses années.

Notre objectif : industrialiser votre performance de formation.

Au fil des années, nous avons développé, sélectionné et perfectionné les processus les plus performants pour assurer le déploiement et le pilotage de la formation en entreprise. Ces processus interviennent à la fois :

dans le déploiement proprement dit : nous savons mettre en œuvre un programme de formation dans toutes les configurations d’organisations existantes (mono-site, multi-site, industrie, services, management centralisé ou décentralisé…), pour toutes les catégories de collaborateurs (cadres, opérationnels, employés de bureau, ouvriers, connectés ou non connectés…). Notre expérience nous permet d’identifier les meilleurs processus pour chaque contexte et de les adapter à vos particularités.
dans le « back office » de la gestion de la formation : nous assurons le contrôle continu de la qualité et de l’exhaustivité des données liées au déploiement du plan de formation (nombre d’heures de formation ventilé par type de publics, historique de chaque collaborateur, dates de recyclage…), pour générer des reportings fiables. Nous veillons à ce que les documents liés à la formation (factures, feuilles de présence, certifications…) soient intégralement disponibles et à jour, dans l’optique d’une conformité optimale aux obligations légales.

Une continuité de service

Cette alliance d'une gestion en équipe et de modes opératoires affutés nous permet de garantir un service sans ruptures de charge, tant pour vous que pour nos équipes. Le système assure la disponibilité et la transmission permanente des informations qui vous concernent, afin d’assurer une fluidité de l’activité.

Un partenariat dans la durée

Vos besoins évoluent au même titre que votre organisation. Nous sommes à vos côtés pour accompagner votre politique de développement des compétences à travers les changements successifs, pour répondre aux questions nouvelles qui se posent à vous au fil de votre transformation.

La phase de mise en œuvre :

un moment clé du service d’externalisation de la formation

Pour que cette relation de service se mette en place de façon optimale, nous apportons un soin tout particulier à la phase préparatoire de la prestation. L’objectif de cette phase est de mettre en place tous les éléments nécessaires au passage à l’opérationnel. La mise en œuvre est pilotée par RHEXIS, par l’intermédiaire d’un directeur de projet, associé au futur chef de projet dédié au client. Elle comprend les étapes suivantes :

1. Une phase d’analyse générale :

Son objectif est de permettre à RHEXIS de prendre connaissance de l’environnement, des métiers, des particularités du client, afin d’acculturer notre équipe à vos modalités propres de fonctionnement et d’organisation. Les éléments recherchés incluent :

le nombre de sites,
l’identité des interlocuteurs avec lesquels nous serons amenés à interagir,
l’attitude générale des différents services vis-à-vis des départs de collaborateurs en formation,
le vocabulaire que vous utilisez dans votre vie interne pour les questions RH et formation. Chaque organisation possède son propre langage et il est essentiel que nous apprenions à parler le vôtre.

2. Une phase d’analyse détaillée :

Une fois que nous avons fait connaissance, nous pouvons passer à la définition précise des processus de service et des modes opératoires que nous allons mettre en place pour accompagner votre plan de développement des compétences. Cette phase consiste en une série d’ateliers animés par le directeur de projet. Chaque atelier abordera un périmètre précis. Au terme de ce travail, un dossier d’analyse est rédigé, qui contient l’ensemble des procédures, les circuits d’échange, les interlocuteurs à inclure ou non à chaque étape, mais aussi la façon de s’adresser aux différents publics…
C’est lors de cette phase que nos procédures éprouvées sont adaptées, arrimées à votre organisation et à ses particularités.

3. La mise en place du système d’information (SIRH) :

Rhébus - ou l’outil qui sera utilisé pour gérer les données et les procédures de gestion de la formation - est installé, paramétré et interfacé avec votre propre système.

4. Le démarrage du service d’externalisation de la formation :

La prestation peut enfin commencer ! Elle évoluera ensuite tout au long de notre partenariat en fonction des besoins, des attentes et des retours de terrain, à l’occasion des comités de pilotage et du monitoring du Service Level Agreement (SLA).

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Témoignage

Notre relation avec RHEXIS est, depuis le début, fondée sur le partenariat et le service. C'est l'inverse d'une solution clés en main : nous avons la chance d'avoir face à nous des personnes, à l'écoute de nos problèmes et toujours prêtes à s'adapter à nos spécificités et à nos attentes. Aucune IA ne peut et ne pourra remplacer cela !