Externaliser la gestion de la formation : pour quoi faire ?
Qu’externalise-t-on au juste ?
L’externalisation consiste, pour une entreprise, à confier un ensemble de tâches éloignées de son activité principale à un prestataire spécialisé. C’est un contrat de service qui s’inscrit dans un partenariat de longue durée.
L’externalisation de la gestion de la formation peut porter sur trois périmètres différents et cumulables :
- L’organisation de la formation renvoie au déploiement du plan de développement des compétences, depuis le traitement des demandes jusqu’à l’organisation des sessions, en passant éventuellement par la logistique.
- La gestion administrative comprend la gestion des échanges avec les organismes et les financeurs, les demandes de prise en charge, les achats, le traitement des pièces, le reporting – voire la gestion des factures et des paiements.
- L’accompagnement de la politique de formation relève davantage du conseil et peut inclure l’aide à l’élaboration du plan de formation ou à la recherche de prestataires.
Avec quels outils ?
On peut externaliser la gestion de la formation :
- En utilisant le système d’information de l’entreprise externalisatrice ;
- En recourant à un outil spécifique déployé par le prestataire au sein de l’organisation ;
- En recourant à un outil spécifique raccordé au système du client.
Chez RHEXIS, nous avons opté pour la dernière solution : avec RHEBUS, nous avons développé un outil ultra-performant et spécialisé qui s’interface sans difficulté avec le SIRH du client, qui l’utilise de façon transparente.
Pourquoi ?
Plusieurs raisons concourent à rendre l’externalisation de la gestion de la formation pertinente pour une entreprise.
- Malgré les réformes de ces dernières années, la gestion de la formation professionnelle des salariés reste une tâche lourde d’un point de vue administratif et légal. Il faut gérer les convocations, les preuves de présence, le suivi des conventions de formation, les budgets, les factures, le reporting…
- Les financements publics ou mutualisés de la formation des salariés ont considérablement baissé, ce qui qui contraint les services formation à faire preuve d’inventivité. Dans le même temps, les financements qui demeurent sont complexes à mobiliser, et les règles changent régulièrement.
- L’obsolescence accélérée d’une partie des compétences et la transformation des organisations sous l’effet, notamment, de l’IA sollicitent fortement l’attention des services RH et formation. Ces tendances requièrent une forte réactivité et une réelle capacité d’anticipation stratégique de la part des entreprises.
- L’offre de modalités technico-pédagogiques évolue à grande vitesse, offrant de nouvelles possibilités, mais complexifiant également les choix de prestations et la mission d’ingénierie pédagogique des services formation.
- Enfin, le prestataire spécialisé apporte sa connaissance du métier, du contexte, des grandes tendances du marché et des meilleures pratiques en matière de gestion de la formation. C’est ce qui fait sa valeur ajoutée.
Quels avantages ?
Au-delà de ces raisons fondamentales, l’externalisation de la gestion de la formation, bien mise en œuvre, peut entraîner une série d’effets bénéfiques :
- L’amélioration de la performance opérationnelle du service formation – et donc de celle de l’entreprise. Un bon prestataire de gestion de la formation connaît les meilleures méthodes et est équipé pour réaliser de gros volumes de tâches de façon à la fois efficace et sûre. Une formation mieux gérée optimise les chances d’atteindre les objectifs de la stratégie de compétences, une des clés de la réussite de l’entreprise.
- Le gain en expertise : travailler au quotidien avec une équipe de spécialistes permet de découvrir des connaissances juridiques, des astuces de financement, des tendances de marché, des innovations que l’on n’aurait pas nécessairement rencontrées par soi-même. C’est une sorte de veille active permanente sur l’écosystème de la formation des salariés.
- La variabilisation des coûts : le coût de l’externalisation de la gestion de la formation est en général proportionnel au volume d’actions de formation. A l’inverse, un service formation interne représente un coût fixe au moins à court/moyen terme, quelle que soit l’intensité de l’activité de formation. Externaliser permet ainsi de maîtriser l’évolution des coûts, que l’on connaisse une activité cyclique, une baisse temporaire ou au contraire une phase de croissance.
- La continuité de la gestion : l’externalisation de la gestion de la formation est un partenariat qui s’inscrit dans la durée. Dans la gestion internalisée, le départ d’un collaborateur-clé peut perturber significativement le bon déroulé du plan de formation. Dans l’externalisation, c’est au prestataire d’assurer la charge de la continuité.
La décision d’externaliser correspond souvent à un temps fort de l’existence d’une entreprise. Il peut s’agir d’une forte croissance qui remet en cause les capacités de gestion du service existant ; d’une fusion, d’une scission ou d’une réorganisation qui remettent tout à plat ; du départ d’un collaborateur-clé ; ou encore d’un tournant dans la stratégie de l’entreprise. On estime qu’entre 10 et 20 % des entreprises externalisent tout ou partie de leur gestion de la formation. En nombre de salariés couverts, c’est sans doute nettement plus : l’externalisation est plus fréquente chez les ETI et les grands groupes. Dans tous les cas, c’est un choix fort et structurant pour une entreprise, qui peut s’avérer très bénéfique à condition que la prestation soit de qualité, bien préparée en amont et déployée dans le cadre d’un vrai partenariat de long terme.
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