Facturation électronique obligatoire : quelles conséquences pour la gestion de la formation ?

Avant la réforme, la facture était généralement un document papier ou pdf, dont il fallait gérer le partage et les copies entre les parties prenantes (émetteur, service formation, comptabilité, gestionnaire externe de la formation le cas échéant).

Avec la facturation électronique, l’information de facturation circulera sous forme de fichiers xml, avec des rôles et des autorisations à définir pour chaque type d’intervenant. Les entreprises devront choisir, directement ou via leur éditeur de paie, une plateforme agréée qui assurera l’émission des factures aux bons interlocuteurs.

Entre septembre 2026 et septembre 2027, les deux modes de facturation vont continuer à coexister : les petits prestataires de formation (qui sont nombreux !) pourront toujours émettre des factures papier ou pdf, tandis que les grands organismes seront tous passés à la facturation électronique. Cette hétérogénéité disparaîtra en septembre 2027.

En gestion de la formation, la facture joue un double rôle :

• Elle alimente le dossier de suivi administratif des sessions de formation : elle fait partie des pièces qui attestent la réalité de la prestation
• Elle est bien sûr indispensable au suivi budgétaire de la politique de formation.

Cette double utilité entraîne des particularités de gestion, notamment dans le cadre de la transition vers la facture électronique obligatoire.

Pour les clients de RHEXIS, il y a deux situations possibles :

• 1er cas : RHEXIS gère la formation de l’entreprise mais pas les paiements des factures.

=> RHEXIS aura le simple statut d’agent de l’acheteur. Il sera destinataire de la facture, qu’il visera et conservera dans le dossier de formation, avant de la faire suivre au client.

• 2e cas : RHEXIS gère la formation de l’entreprise ET le paiement des factures.

=> RHEXIS aura le statut d’agent de l’acheteur mais aussi de payeur. Il recevra la facture, la règlera par délégation, la conservera dans le dossier de formation et la transfèrera au client[BS1.1].

Cette mécanique, quand elle sera définitivement en place, simplifiera beaucoup les échanges et la gestion des paiements de la formation. RHEXIS anticipe et met tout en place pour que les entreprises formatrices retirent le plus de bénéfice possible de la réforme.