Pourquoi externaliser la gestion de ses formations obligatoires ?
Qu’est-ce qu’une formation obligatoire ?
Il y a deux principales familles de formations obligatoires et réglementaires :
- Les formations à l’hygiène et à la sécurité, qui visent à faire en sorte que les salariés disposent de toutes les connaissances nécessaires pour travailler sans risques.
- Les formations conduisant à la délivrance de permis et d’habilitations à exercer certains métiers.
Ces formations ont souvent une durée de validité, au terme de laquelle elles doivent être recyclées, c’est-à-dire renouvelées. Leur gestion comporte des enjeux de conformité importants : le non-respect des formations obligatoires peut conduire à engager la responsabilité civile et pénale de l’employeur, voire du salarié.
En matière de gestion RH, les formations obligatoires ont aussi certaines spécificités : elles doivent avoir lieu pendant le temps travail, avec maintien du salaire. Et elles ne sont pas comptabilisées lors de la vérification du respect de l’obligation de formation de l’employeur tous les 8 ans.
Un avion sans pilote évident
Pour compliquer les choses, dans les entreprises, la gestion de ces formations obligatoires se situe souvent au carrefour de 3 fonctions :
- Le service RH et formation gère l’organisation et le suivi des prestations ;
- Le service chargé de l’hygiène, sécurité, environnement veille au respect des normes HSE ;
- Les managers sont responsables du respect de ces règles au sein de leurs équipes.
La première tâche du gestionnaire externe sera de mettre en cohérence l’action de ces différents intervenants.
Une solution : l’externalisation
La gestion des formations obligatoires doit en outre pouvoir répondre aux 3 questions suivantes :
- Quel collaborateur a besoin de quelle formation ?
- Quelle est la durée de validité de chacune, et à quelle date doit-elle être renouvelée ?
- Quelles sont les démarches spécifiques à chaque formation ?
Pour répondre à ces questions, l’expert externalisé pourra :
- Tenir une base de données croisée des salariés et des formations obligatoires, avec des règles d’accès pour les différents protagonistes ;
- Recueillir, archiver et gérer les documents associés ;
- Vérifier l’inscription des formations sur le passeport de prévention des collaborateurs ;
- Gérer l’organisation et le suivi des formations elles-mêmes ;
- Veiller à intégrer les formations obligatoires au plan de formation de l’entreprise.
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