Le casse-tête de la gestion des alternants

Après avoir frôlé le million, le nombre annuel d’entrées en alternance redescend lentement, à mesure que les mesures d’aide financière se font moins généreuses. Mais les deux voies de la formation en alternance, l’apprentissage et la professionnalisation, n’en ont pas moins pris ces dernières années une place considérable dans la politique de recrutement et de développement des compétences des entreprises, avec en 2025 :

• 850 000 entrées en apprentissage (dans le privé et le public) ;
• 80 000 entrées en contrat de professionnalisation.

L’externalisation de la gestion de l’alternance peut être profitable pour plusieurs raisons :

• Elle permet d’améliorer la coordination des acteurs internes (recrutement, gestion administrative, paie, formation) et externes (alternant, Opco, école) pour tous les aspects administratifs de la relation.
• La réglementation est en évolution constante, qu’il s’agisse des aides financières (montants et conditions), des règles de conformité, des obligations légales. Un bon prestataire est en veille sur tous ces changements et les anticipe.
• La gestion des alternants combine de nombreuses tâches RH très spécifiques, répétitives et chronophage : c’est le portrait-robot de la tâche externalisable.

Un partenariat d’externalisation efficace suppose que le client et le prestataire se partagent précisément les différentes tâches et définissent rigoureusement les process et les échanges. 
Chronologiquement, la gestion des alternants relève successivement de 3 domaines :

• Le recrutement : le sourcing, la sélection des candidats, la définition de la rémunération... Si ces tâches sont en pratique externalisables, elles ne relèvent pas vraiment du champ de la gestion de la formation.
• La gestion des contrats : ici, l’expertise du prestataire de gestion de la formation entre enjeu. Il faut réunir les documents nécessaires auprès de l’alternant, auprès de l’école, préparer le contrat, le faire signer par l’alternant puis par le client.
• Le suivi de la relation de travail et de formation : il faut gérer les demandes de prise en charge des coûts de formation par les Opco, suivre les financements et les coûts (comme le reste à charge), suivre l’assiduité de l’alternant auprès de l’école, en assurer le reporting auprès du client…

En fonction de l’organisation interne et des choix de l’entreprise, ce périmètre peut varier dans un sens ou dans l’autre. L’important est de construire un fonctionnement cohérent avec un acteur qui, comme RHEXIS, apporte sa connaissance approfondie de l’écosystème de l’apprentissage et de la professionnalisation, dans l’optique de maximiser l’efficacité de la gestion. 

L’alternance est aujourd’hui à la fois un véritable casse-tête organisationnel et une voie privilégiée d’acquisition et de formation des talents, en même temps qu’un enjeu financier réel pour les entreprises (via la contribution supplémentaire à l’apprentissage notamment). Se faire aider n’est pas un luxe.